Viele Anwender begnügen sich mit einem oberflächlichen Blick auf die linke Link-Spalte, um festzustellen, was sich alles in der Site befindet. Dabei lauern hier schon die ersten Missverständnisse in Form falscher Bezeichnungen. Klickt man etwa in unserem Beispiel auf den Link „vertrauliche Verträge“, landet man in einer Bibliothek, die in Wirklichkeit „Entwürfe“ heißt. In der Adressleiste wiederum steht in der URL „freigegebene Dokumente“. Klar ist hier schon mal, dass der Vorbesitzer die Namen geändert hat. Man sollte wissen, dass der Name der in der URL nicht änderbar ist, außer man löscht die Site und erstellt sie neu. (Mehr zu Pfad- und Namensänderungen gibt’s in diesem Beitrag)
Links sind kein zuverlässiger Indikator für Site-Inhalte
Eine weiterer möglicher Fall sind veränderte Links. Die Navigation lässt sich nämlich bearbeiten, so dass man Namen wie „vertrauliche Verträge 123“ vergeben kann. Auf den ersten Blick wirkt es, als heißt die Bibliothek tatsächlich so, doch auf den Namen hat das keine Auswirkungen. In Summe betrachtet haben wir es also mit drei verschiedenen Bezeichnungsebenen zu tun, die im schlimmsten Fall alle unterschiedlich sein können.
Grundsätzlich gilt also: Auf die Link-Leiste sollte man sich nicht verlassen, sie kann völlig frei konfiguriert werden und muss nicht das enthalten, was die Titel suggerieren, möglich sind auch Linkziele, die auf fremde Sites führen.
Kalender-Link führt auf fremde Site
Nachdem wir nun einige Stolperfallen bei der Orientierung in SharePoint gesehen haben, wollen wir die Frage klären, wie man sich zuverlässig einen Überblick über eine SharePoint-Site verschafft.
1. Echter Überblick mit den „Websiteinhalten“
2. „Inhalt und Struktur“ bringen den “SharePoint Explorer”
Hürden bei der Aktivierung beachten
Sobald Sie hier das „SharePoint Server Veröffentlichung“-Feature aktivieren, erhalten Sie zunächst einen Fehler. Der Grund: Dieses Feature muss zuerst auf Websitesammlungsebene aktiviert werden. Sollte das nicht möglich sein, liegt das daran, dass es in der Websitesammlung nicht freigeschaltet ist. Also nochmal zurück in die Websiteeinstellungen, hier aber nicht bei „Websiteaktionen“ die „Websitefeatures“ auswählen. Stattdessen ist die richtige Stelle die „Websitesammlung“ mit den „Websitesammlungsfeatures“. Hier nun wieder nach Veröffentlichung suchen und die „SharePoint Server Veröffentlichungsinfrastruktur“ aktivieren.
Grundsätzlich handelt es sich um eine bequeme Funktion, mit der man bis in die Listenebene navigieren und Listenelemente betrachten kann. Eigenschaften lassen sich damit bearbeiten oder löschen.
Achtung: Nebenwirkungen der „Veröffentlichungsinfrastruktur“
Allerdings gibt es auch gewisse „Nebenwirkungen“ der „Veröffentlichungsinfrastruktur“, die eine Vorsicht in Produktivumgebungen gebieten. Es werden nämlich bei Aktivierung eine Reihe von Einstellungen geändert, wie etwa neue Berechtigungsstufen, neue Bibliotheken und diverse neue Websiteeinstellungsmöglichkeiten. Vor der Aktivierung sollten Sie darüber im klaren sein und gut überlegen, ob Sie dieses Feature einsetzen möchten. Demnächst wird es dazu einen eigenständigen Blogbeitrag geben, der die gesamten Änderungen beschreibt.