Ordnerstrukturen sind starr
Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten
SharePoint bietet hier bessere Alternativen. Statt sich auf eine Ordnerlogik festzulegen, können Sie hier Metadaten als flexibleres Strukturinstrument nutzen. Hier verzichtet man auf Ordner, und legt stattdessen eine Dokumentenbibliothek an, in der alle Dateien gesammelt werden. Für die vier hier genannten Kategorien werden in der Bibliotheksansicht vier Tabellenspalten erstellt, also
Geht es nun darum, die Dokumente entsprechend den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter zu sortieren oder zu filtern, so erzeugt man in SharePoint einfach entsprechende Ansichten, was in diesem Beispiel nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung denkbar wäre. Natürlich besteht dabei auch die Möglichkeit, nach Kriterien wie Abteilung oder Zuständigkeit zu filtern. Oder es bekommt die Immobilien-Abteilung nur jene Verträge zu sehen, für die sie tatsächlich zuständig ist. Ändern sich einmal die Bedürfnisse oder die Kategorien, brauchen entsprechend nur neue passende Ansichten angelegt werden. (Video 2:34)
Auf diese Weise erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt. Anstelle einer beschränkten Ordnerstruktur stehen beliebig viele mögliche Strukturen und Ansichten zur Verfügung.
Auf Computerwoche.de habe ich zu dem Thema ebenfalls einen Beitrag veröffentlicht: