Dokumentmanagement: Best pracitices von Microsoft für SharePoint

Herzlich Willkommen und Grüß Gott zu einer neuen Ausgabe von SharePoint-Schwabe.

Auf SharePoint haben sich oft bestimmte Systeme eingebürgert was das Dokumentenmanagement anbetrifft. Die häufigsten Modelle:

  1. Bibliotheken werden ihrem Inhalt nach benannt („Fahrtkosten“) – darin befinden sich alle Fahrtkostenanträge
  2. Innerhalb einer Bibliothek gibt es verschiedene Ordner – damit erfolgt das Management der Dateien wie auch bisher auf dem Netzlaufwerk
  3. Dokumente werden innerhalb von Bibliotheken typisiert durch die Verwendung von Spalten

In diesem Beitrag zeige ich Euch, wie Microsoft sich die Verwaltung von Dokumenten vorstellt. Die Informationen stammen aus dem Vortrag BRK 2036 der Ignite 2016.

Wie Microsoft den „Lebenslauf“ eines Dokumentes sieht

So baut Microsoft das Dokumentmanagement auf

In verschiedenen Sites gibt es unterschiedliche Bibliotheken. Nicht der Ort (z.B. Fahrtkostenbibliothek) fasst die Dokumente zusammen, sondern der Content Type. Egal an welchem Ort die Datei liegt.
Über die Suche finden dann die Dateien mit identischem Content Type wieder zusammen.

Grenzen aufheben: Content Types über Site Collections hinweg

Content Types sind grundsätzlich auf eine Site Collection begrenzt. Die Grenze umgehen kann man mit den Content Type Hubs. Dies ist eine spezielle Site Collection in der die Content Types angelegt werden. Sie stehen dann in allen Site Collections zur Verfügung, welche damit verbunden werden:

Microsoft Best practices-Tipps

Neue Limits

Microsoft hat auch die neuen Limits bekanntgegeben für die Zukunft in OneDrive und SharePoint:

Info zum Schluss: Wie Microsoft ECM definiert

 

Sind Ihre Dokumente in dieser Systematik organisiert? Wie haben Sie Ihre Dokumentablage aufgebaut?
Servus und bis bald!

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