Für unser Beispiel haben wir eine normalen SharePoint-(Online-)Team Site mit einer Dokumentenbibliothek Namens „Freigegebene Dokumente“ angelegt. Zu finden ist der Name an mehreren Stellen: In der linken Navigationsleiste mit dem Link „Freigegebene Dokumente“, in der Überschrift der Bibliothek, sowie auch oben in der Browser-Adresszeile in der URL.
Einfache Namensänderung – nur auf den ersten Blick
Auf den ersten Blick lässt sich eine Bibliothek recht einfach umbenennen, nämlich über die „Bibliothekeinstellungen“. Hier navigiert man in „Listenname, Beschreibung und Navigation“ und ändert einfach den „Namen“ der Bibliothek. Wir benennen sie hier um in „Vertraulich“ und speichern das ab.
Keine offiziell unterstützte Funktion von SharePoint
Welche Möglichkeiten gibt es nun, die Namensänderung überall durchzusetzen? SharePoint bietet keine echte, geradlinige Lösung, aber man kann sich mit einem Trick behelfen.
1. Bibliothek als Vorlage speichern
Nun starten wir mit der Umstellung. Dazu gehen wir zuerst in die „Bibliothekeinstellungen“ und speichern diese Bibliothek als Vorlage ab. Hier geben wir einen Dateinamen für die Vorlage an, zudem einen Vorlagennamen. Ganz wichtig ist noch, dass auch die bestehenden Inhalte der Bibliothek eingeschlossen werden.
2. Vorsicht bei vielen Dateien
Hier taucht schon das erste Problem auf, weil man nicht unbegrenzt Inhalte einschließen kann. Bei ein paar tausend Dateien dürfte man in Begrenzungen hineinlaufen. Prüfen Sie also auf jeden Fall nach der Umbenennung, ob wirklich alle Dateien den Umzug geschafft haben.
3. Speichern im Listenvorlagenkatalog
Nun speichern wir das Ganze als Vorlage ab. Auch wenn der Dialog zuerst einmal wie eine Fehlermeldung aussieht, heißt das, dass alles funktioniert hat. SharePoint hat das Ganze jetzt im Listenvorlagenkatalog gespeichert.
4. Vorsicht bei den zuvor vergebenen Berechtigungen
Nach der Speicherung im Listenvorlagenkatalog sollte man dringend auf die Berechtigungen achten. Denn die als Vorlagen gespeicherten Bibliotheken verfügen nicht mehr über die zuvor eingerichteten Berechtigungen. Im Klartext heißt das: Falls in der Ursprungsbibliothek vertrauliche Dokumente gespeichert waren, auf die nur fünf Leute Zugriff hatten, muss man damit rechnen, dass über den Listenvorlagenkatalog jetzt deutlich mehr Personen zugreifen können.
Je nach Unternehmensrichtlinien ist sogar abzuwägen, ob man das über diesen Weg überhaupt umsetzten kann. Immerhin ist der Listenvorlagenkatalog aber lediglich eine Zwischenstation, die Vorlage kann nach dem Umzug wieder gelöscht werden (siehe unten).
5. Aus der Vorlage eine neue Bibliothek anlegen
6. Überprüfen: Was fehlt alles nach dem Kopieren der Bibliothek?
An dieser Stelle kann man überprüfen, was nach dem Neuanlegen alles von der ursprünglichen Bibliothek übernommen wurde. Das eigentliche Ziel, die durchgängige Namensänderung wurde erreicht. Auch die neue Spalte ist vorhanden, und auch die zuvor neu angelegte Ansicht.
Wichtig ist nun auch noch, die ursprüngliche Dokumentenbibliothek oder Liste zu löschen. Ansonsten kann es sein, dass manche Benutzer noch in der alten Bibliothek arbeiten und dort etwas ändern. Das führt dann dazu, dass manche Dateien in der alten Bibliothek neuer sind als ihre Kopien in der neuen, und umgekehrt.