Den Überblick behalten bei Vererbungs-Unterbrechungen: Automatisieren Sie die Überwachung mit der Protokollfunktion

Lästig und Zeitaufwändig – so kann man das Thema Vererbungs- oder Berechtigungsunterbrechung bei SharePoint zusammenfassen. Immer wieder sind Site-Owner oder Websitesammlungsadministratoren in der Situation, dass sie herausfinden müssen, wo die Rechtevererbung in einer Bibliothek, einer Subsite und weiteren Elementen unterbrochen ist. Wie Sie das ständige umständliche Suchen in SharePoint automatisieren können, zeigen wir mit folgendem Tipp. (Videosprungmarke 00:45)

Die Problematik mit Berechtigungsunterbrechungen in SharePoint haben wir bereits in einer Serie behandelt. Wenn Sie herausfinden möchten, wo überall die Vererbung von Berechtigungen unterbrochen wurde, können Sie natürlich jederzeit auf die manuellen Suche zurückgreifen. Doch ein automatisches Erstellen einer Übersicht über alle betreffenden Stellen wäre dem gegenüber deutlich bequemer.

Dokumentation – gut gemeint, aber unzuverlässig

Als gut gemeinter Tipp fällt hier oft das Schlagwort „Dokumentation“. Theoretisch wäre eine Dokumentation aller Vererbungsunterbrechungen eine wünschenswerte Lösung, doch in der Praxis erweisen sich Dokumentationen immer wieder als unzuverlässig, aufwendig und meist auch unvollständig. Warum also sollen wir die Arbeit des Erstellens einer Dokumentation nicht an SharePoint übergeben?

Tatsächlich existiert diese Möglichkeit in Form der SharePoint-Protokollfunktion. Diese ist allerdings etwas versteckt und erschließt sich so nicht auf Anhieb. Um diese Funktion einzusetzen, gehen Sie zuerst über das Zahnrad auf die Websiteeinstellungen, wechseln dort auf den ersten Punkt Benutzer und Gruppen und dort auf Gruppen. Hier sehen Sie zunächst einmal eine Übersicht über alle SharePoint-Gruppen, die Sie angelegt haben. (Video Sprungmarke 1:59)

Einrichten einer eigenen Protokollgruppe

Für unsere Demonstration haben wir vorab bereits die Gruppe „Protokollgruppe“ erstellt (Siehe letzte Zeile im Bild links). Wir gehen nun darauf, wechseln auf den Button Einstellungen und gehen dann auf Gruppenberechtigungen anzeigen. Hier erhalten wir nun eine Übersicht, wo diese „Protokollgruppe“ überall eingesetzt wurde. Genau diese Funktion kann man nun auch für den Protokollzweck nutzen. Wechselt man hier auf die Liste „Test“, sieht man eine zuvor angelegte Liste mit einigen Beispielelementen. Als nächstes unterbrechen wir nun in dieser Testliste die Vererbung, um zu erreichen, dass nur bestimmte Personen drauf Zugriff haben. Dazu gehen wir in die Berechtigungsverwaltung und klicken auf Berechtigungsvererbung beenden. (Videosprungmarke 2:56)

Wir stellen hier die Berechtigungen ganz normal ein. Wichtig ist hier nur, dass unsere Protokollgruppe auftaucht. Dieser Gruppe enthält keine Personen, denn sie dient nur dazu, jedes Mal eingefügt zu werden, wenn Unterbrechungen vorgenommen werden. Dazu haben wir sie an oberster Stelle eingetragen, was dazu führt, dass im Fall einer Berechtigungsunterbrechung diese Gruppe automatisch eingetragen wird, weil SharePoint eine Kopie von oben anlegt. Ein zusätzlicher Aufwand war hier nicht nötig, SharePoint hat die Gruppe automatisch eingetragen. Bei der Liste „Test“ ist die Vererbung nun unterbrochen.

Automatisch eingetragen in die Gruppenberechtigungen

Nun gehen wir zurück auf die Site, wechseln auf die Websiteeinstellungen und gehen wieder zu der Gruppe. Schauen wir uns nun in der Protokollgruppe die Einstellungen, also die Gruppenberechtigung, an, sehen wir, dass SharePoint die Unterbrechung der URL Lists/Tests aufgezeichnet hat. Die Protokollfunktion klappt wie beabsichtigt, sofern man, wie gezeigt, diese Dummy-Gruppe einträgt. (Videosprungmarke 4:38)

Ein weiterer Vorteil dieser Art der Dokumentation ist übrigens, dass sie auch über Sites hinweg funktioniert. Um das zu demonstrieren, haben wir noch eine Subsite als weitere Teamsite angelegt (sichtbar im unteren Link). Auch diese wird mitprotokolliert, so dass wir mit dieser Lösung einen kompletten Überblick über alle Berechtigungsunterbrechungen in SharePoint erhalten.

Das Video zum Tipp