Hallo und Grüß Gott,
viele SharePoint benutzer stellen sich im Laufe Ihrer Arbeit mit SharePoint die Frage, warum die SharePoint Suche nicht einfach so gut funktioniert, wie die Google Suche. Doch der Vergleich hinkt.
SharePoint Suche vs. SharePoint – ein fairer Vergleich?
Leider ist der Vergleich nicht ganz fair. Sie suchen zum Beispiel über Google nach den Temperaturen in Dublin im November. Sie tippen also diese Worte in die Suche ein und freuen sich darüber, dass gleich bei den ersten fünf Einträgen von Google das passende dabei ist. Soweit so gut.
Nun versuchen Sie aber eine zweite Suche über Google durchzuführen: Suchen Sie in Google nach einem Artikel den Sie vor ca. zwei Jahren gelesen haben. Dieser erschien in einem Magazin – es könnte Focus, Spiegel oder ähnliches gewesen sein. Im Artikel ging es um den Bau des World Trade Centers.
Sie tippen nun die Suchworte ein in Google – auf welcher Seite schätzen Sie nun, bekommen Sie Ihr Ergebnis? Seite 1? Vermutlich nicht? Vielleicht Seite 10, 15 oder 46…
In der ersten Suche haben Sie nach einer Information gesucht – die Quelle war Ihnen egal. In der zweiten Suche wollten Sie etwas bestimmtes finden.
Warum der Vergleich „hinkt“
In Google suchen Sie in der Regel nach einer Information. Diese Information steht nun in hunderten Quellen. Wenn Google es schafft Ihnen eine dieser hundert Quellen unter die ersten fünf zu bringen, sind Sie zufrieden.
Im Unternehmen suchen Sie hingegen nach DEM FAHRTKOSTENFORMULAR. Nicht nach IRGENDEINEM Fahrtkostenformular. Die hat also nicht wie bei Beispiel eins die Chance aus hunderten Quellen irgendeine Ihnen anzudienen. Sondern die Suche muss nun aus tausenden, vielleicht Millionen Ergebnissen GENAU das richtige anzeigen.
Unfair, oder?
Ein weiterer Unterschied: Die Quellenanbieter
Einen weiteren Vorteil den Google im vergleich zu SharePoint hat: Oftmals beschäftigen sich Spezialisten über Tage, Wochen und Monate damit, die Inhalte so aufzubereiten, dass sie auch gefunden werden. Da werden Überschriften optimiert, werden Meta-Tags vergeben, mit Bildern, Videos und Frames herumexperimentiert. Geben sich die Autoren in Ihrer Firma auch so viel Mühe? Oder wird eine PowerPoint Präsentation einfach in eine Bibliothek reingeworfen – ohne Metadaten, oder andere für die Suche nützliche Informationen?
Wie Sie in SharePoint trotzdem schnell etwas finden
Um es der SharePoint Suche etwas leichter zu machen – und um schneller fündig werden gibt es einige nützliche Funktionen, die Sie nutzen können.
- Nutzen Sie Suchparameter: Damit können Sie die Suchergebnisse leicht auf die gewünschten Ergebnisse einschränken oder erweitern. Eine tolle Beschreibung der Parameter finden Sie auf dem Blog von HanseVision von Hern Jan Schumann. Hier kommen Sie direkt zu dem Beitrag: http://blogs.myfirstsharepoint.de/technikblog/tipps-und-tricks-sharepoint-suchoperatoren
- Nutzen Sie die weiteren Tipps und Tricks zur Suche: Wolfgang Miedl von SharePoint 360 hat eine tolle Infografik zusammengestellt auf der nicht nur Anfänger nützliche Tipps zur Suche erhalten, sondern auch für Fortgeschrittene bestimmt interessantes dabei sein wird. Hier zum Artikel: http://sharepoint360.de/anleitung-sharepoint-suche-ausgereitzt-als-poster-syntax-tipps-tricks/
- Nutzen Sie Benachrichtigungen: Ebenfalls in den oben genannten Blogartikeln enthalten ist die Beschreibung, wie Sie sich über Suchergebnisse benachrichtigen lassen können. Sie interessiert das Thema „Entwicklung“ in Ihrer Firma? Dann suchen Sie einmal danach – und anschließend werden Sie immer informiert, sobald irgendjemand irgendetwas zu dem Thema „Entwicklung“ in den SharePoint stellt!
- Weitere Tipps zum Thema Suche gibts auch direkt von Microsoft auf den Supportseiten: https://support.office.com/de-de/article/Tipps-zum-Suchen-d80687f7-1010-4e6d-add9-584b423289d9
Funktioniert auch bei Google
Die meisten Tipps die Sie für die SharePoint Suche hier bekommen haben, gelten übrigens genauso für Google! Probieren Sie es aus!
Viel Spaß dabei – falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier