Dokumente in SharePoint-Ordnern verwalten: Darum sollte man besser darauf verzichten

Bei der Frage, wie man Dokumente idealerweise ablegt und verwaltet, dürften auch heute noch die meisten Anwender spontan mit “Ordner” antworten. Um zu überprüfen, ob das tatsächlich die beste Lösung ist, betrachten wir einmal eine typische Situation mit verschiedenen Dateien, die wir verwalten möchten. In unserem Beispiel haben wir als Dokumente zwei Mietverträge, einen Leasingvertrag und einen Kaufvertrag vorliegen. Diese Dokumente sind auch noch verschiedenen Standorten zuzuordnen, also Ulm, Kempten, Günzburg und Memmingen. Weitere Informationen sind Summen und zuständige Abteilungen. (Direktlink zum Video 0:41)

Ordnerstrukturen sind starr

Wenn ich meine Anwender frage, welche Ordnerstruktur sie in dieser Situation anlegen würden, erhalte ich in der Regel vier verschiedene Vorschläge. Als mögliche Ordnungskategorien werden hier Vertragsart, Standort, Betrag oder Abteilung genannt. Doch welche dieser Strukturen setzt sich für das Anlegen von Ordnern durch? Erfahrungsgemäß ist es meist nicht die Beste, sofern es eine solche überhaupt gibt, sondern die diejenige, die als erstes anlegt wurde. Alle anderen Mitarbeiter müssen sich dann mit der gegebenen Struktur abfinden.

Flexibles Sortieren und Filtern mit Metadaten

SharePoint bietet hier bessere Alternativen. Statt sich auf eine Ordnerlogik festzulegen, können Sie hier Metadaten als flexibleres Strukturinstrument nutzen. Hier verzichtet man auf Ordner, und legt stattdessen eine Dokumentenbibliothek an, in der alle Dateien gesammelt werden. Für die vier hier genannten Kategorien werden in der Bibliotheksansicht vier Tabellenspalten erstellt, also „Vertragsart“, „Standort“, „Summe“ und „Abteilung“. (Video 2:06)

Geht es nun darum, die Dokumente entsprechend den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter zu sortieren oder zu filtern, so erzeugt man in SharePoint einfach entsprechende Ansichten, was in diesem Beispiel nach Vertragsart, Standort, Summe und Abteilung denkbar wäre. Natürlich besteht dabei auch die Möglichkeit, nach Kriterien wie Abteilung oder Zuständigkeit zu filtern. Oder es bekommt die Immobilien-Abteilung nur jene Verträge zu sehen, für die sie tatsächlich zuständig ist. Ändern sich einmal die Bedürfnisse oder die Kategorien, brauchen entsprechend nur neue passende Ansichten angelegt werden. (Video 2:34)

Auf diese Weise erhält jeder Benutzer die Information so aufbereitet, wie er sie benötigt. Anstelle einer beschränkten Ordnerstruktur stehen beliebig viele mögliche Strukturen und Ansichten zur Verfügung.

Auf Computerwoche.de habe ich zu dem Thema ebenfalls einen Beitrag veröffentlicht: