Hallo und Grüß Gott,
ich hoffe alle kennen sie, und viele nutzen sie auch: QuickEdit (SharePoint 2013) und Datenblattansicht (SharePoint 2010).
Was ist das?
Beides sind zuerstmal prima Hilfsmittel – Sie haben darüber den Zugriff wie bei einem Excel Tabellenblatt auf die gesamten Daten einer Liste. Wie Sie auf diese spezielle Ansicht kommen erklärt Ihnen der Blogbeitrag von Lintra – Frau Ina Haase hat dazu einen tollen Artikel geschrieben inklusive Video. Sie finden ihn hier: https://www.lintra.de/blog/quickedit
Was sind die Nachteile
So toll die Funktion auch sein mag, so hat sie trotzdem einige erhebliche Nachteile bzw. Gefahren:
- Funktioniert nur bedingt:
Vor allem die Benutzer von SharePoint 2010 mit der Datenblatt-Ansicht kennen es: Sie funktioniert nur bedingt – da gibt es Auswahlfelder, die mal gehen, mal nicht. Da gibt es Bemerkungsfelder, die Fehlermeldungen produzieren wie, dass diese Zelle schreibgeschützt ist. – Das ganze nervt natürlich und ist für den Benutzer höchst verwirrend – vor allem weil die Fehlermeldungen sinnfrei und schlichtweg falsch sind. - Der zweite Nachteil ist eigentlich ein Vorteil: Man hat schnell Zugriff auf sehr viele Daten – da kann natürlich auch schnell mal etwas schiefgehen. Schnell ist von 50 Datensätzen mal die Information aus einer Spalte gelöscht. – Ohne Rückgängigfunktion – Das kann natürlich den Herzschlag auch leicht erhöhen, vor allem für denjenigen der es korrigieren muss. Sollte die Versionierung aktiviert sein, so muss dann manuell bei jedem Eintrag die letzte Version wiederhergestellt werden – ohne Versionierung gibts auch keine Arbeit, denn die Daten sind dann weg. Im Papierkorb landet in diesem Fall auch nichts, weil ja gar nichts gelöscht wurde.
- Wie bereits schon genannt: Kein Rückgängig
- Gut dazu passend dann auch der nächste Nachteil: Automatisches speichern! Sobald man einen Datensatz verlässt, wird dieser automatisch gespeichert. Ohne weitere Nachfrage.
Mein Fazit
Die QuickEdit / Datenblattansicht hat bestimmt viele Vorteile und kann in gewissen Fällen ein Segen sein – bei manchen Nutzern graut es einem vor diesem Tag, wenn dieser Nutzer den Button dafür entdeckt. Sie können aber gegensteuern und die Ansicht in den Einstellungen verbieten. Der Button ist dann ausgegraut. Sollten Sie doch mal Zugriff benötigen, können Sie die Funktion kurz aktivieren, Ihre Änderungen durchführen und danach wieder abschalten.
Viel Spaß dabei – falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier