Hallo und Grüß Gott,
Bibliotheken können in SharePoint bisweilen auch über den Windows Explorer geöffnet werden. Dazu gibt es im Menüband die Funktion „Im Windows Explorer öffnen“.
Vorteile
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Der Nutzer kann die Bibliothek wie ein Netzlaufwerk verwenden und muss nicht „umlernen“
- Schneller und bequemer Upload
- Gewohntes Explorer-Feeling
- Kopieren, verschieben, löschen – auch zwischen verschiedenen Bibliotheken möglich
- Der Nutzer bekommt einen Hinweis, sollte bereits ein Dokument mit gleichem Namen existieren (einer der wohl größten Vorteile im Vergleich zum Upload in SharePoint, bei dem automatisch der Haken gesetzt ist bei „Überschreiben“ beim Upload)
Kommen wir aber auch zu den unangenehmeren Punkten – und davon gibt es leider einige:
Nachteile
- Als ersten Punkt der Nachteile kann ich direkt den ersten Punkte der Vorteile abschreiben: „Der Nutzer kann die Bibliothek wie ein Netzlaufwerk verwenden und muss nicht „umlernen“ – das hängt mit Punkt zwei zusammen:
- Der Explorer unterstützt keine Metadaten – alle in SharePoint angelegten Spalten interessieren den Windows Explorer also nicht. Das bedeutet, der Nutzer stellt sich nur nur „nicht um“, sondern er hat nicht mal die Möglichkeit die Metadaten zu pflegen. Er muss nach dem Upload von Dateien dann in SharePoint laufen und dort die Metadaten pflegen.
- Durch die fehlende Umgewöhnung neigt der Benutzer auch dazu, Ordner anzulegen. Besonders spektakulär ist, dass selbst wenn in der Bibliothek die Ordner-Funktion abgeschaltet ist, man im Windows Explorer problemlos Ordner anlegen kann.
- Pflichtfelder werden missachtet: Der Windows Explorer achtet nicht darauf, ob es Pflichtfelder bei den Metadaten gibt – kann er auch nicht, weil er die Spalten ja gar nicht kennt. Das bedeutet, ein Dokument wird über den Windows Explorer hochgeladen. SharePoint bemerkt dann, dass eine Spalte ein Pflichtfeld enthält. Das Dokument bleibt dann ausgecheckt (auch wenn auschecken gar nicht erforderlich ist). Das hat wiederrum zur Folge, dass niemand das Dokument sieht, bis es erstmalig eingecheckt wurde. Nur derjenige der das Dokument hochgeladen hat, sieht es. Erst wenn dieser es eingecheckt hat, sehen es auch andere – und zum einchecken muss er das Pflichtfeld befüllen… (Kein ganz trivialer Vorgang um es manchen Nutzern klar zu machen.)
- Der Nutzer kann viel kaputt machen: Das liegt daran, dass er auch Zugriff auf „interne“ SharePoint Ordner hat (vor allem, wenn er sich versteckte Dateien und Ordner im Explorer anzeigen lässt) – und damit allerhand kaputt machen kann. Außerdem hat er auch die Möglichkeit von der geöffneten Bibliothek „hoch“zunavigieren um dann direkten Zugriff zum Beispiel in die Websiteseiten zu erhalten. Nicht jedem Nutzer möchte man diese Verantwortung bedenkenlos überlassen…
| Video von Microsoft zum Zugriff über den Windows Explorer auf Dokumentbibliotheken: https://support.office.com/de-de/article/Video-Verwenden-von-Ordnern-und-dem-Datei-Explorer-zum-Organisieren-Ihrer-SharePoint-Bibliothek-67a909f7-f1f4-4a7f-aef0-c878d1679039?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE |
Die Zukunft
In einem Blogartikel beschreibt Wolfgang Miedl den Explorer Zugriff. Er beschreibt auch, dass der Zugriff in künftigen Versionen von SharePoint nicht mehr möglich sein wird. Grundsätzlich halte ich das für den richtigen Schritt – allerdings werde ich natürlich auch die Funktionen sehr vermissen. Lieber wäre es mir, wenn man den Explorer Zugriff an- und abschalten könnte und dies dem Websitesammlungsadministrator oder Site-Owner überliese.
Den Blogbeitrag von Wolfgang Miedl findet ihr hier: Keine ‚SharePoint-zuWindows-Explorer‘- Integration mehr. Das sind die Alternativen.
Viel Spaß dabei – falls ihr Fragen habt, einfach einen Kommentar hinterlassen.
Servus und bis bald!
Thomas Maier